Задача HR — не написать за руководителя готовый сценарий, а помочь ему прояснить факты, цель разговора и ожидаемый результат.
Рабочая ситуация
Руководителю предстоит разговор о неудовлетворительном результате, невыполненных договорённостях или повторяющейся проблеме в работе сотрудника.
«Мне нужно поговорить с сотрудником. Результат не устраивает, но я не понимаю, как правильно это сказать».
Семь вопросов перед разговором
Что именно не устраивает руководителя?
Попросите описать проблему без характеристик личности. Вместо «он безответственный» — конкретное наблюдаемое действие, срок или результат.
Какой результат ожидался?
Уточните результат, срок и критерии качества. Проверьте, были ли они заранее понятны сотруднику и не конфликтовали ли приоритеты.
В чём разрыв между ожиданием и фактом?
Сформулируйте разрыв так, чтобы он не требовал спора о личности сотрудника.
Как ситуация влияет на работу?
Опишите реальные последствия для сроков, качества, клиента, бюджета, коллег, смежных подразделений или планирования результата.
Что уже обсуждалось с сотрудником?
Проверьте, была ли обратная связь, фиксировались ли договорённости, предоставлялись ли ресурсы и поддержка, повторяется ли проблема.
Что руководителю нужно выяснить у сотрудника?
Не превращайте подготовку в заранее вынесенный приговор. Причина может быть связана с пониманием ожиданий, навыком, ресурсами, полномочиями, зависимостями или выполнением договорённости.
«Что помешало получить согласованный результат?»
«Что зависело от тебя, а что — от других?»
«Когда стало понятно, что срок будет сорван?»
Чем должен закончиться разговор?
До встречи определите не только сообщение руководителя, но и достаточный результат разговора.
- что именно должно измениться;
- кто и что делает;
- к какому сроку;
- какая поддержка нужна;
- когда стороны проверят результат.
Как HR провести подготовительную беседу
Вместо готовых реплик задайте руководителю семь вопросов и предложите самому сформулировать начало разговора.
Пример: «Я хочу обсудить результаты двух последних проектов. В обоих случаях материалы были переданы позже согласованного срока, и команде пришлось дорабатывать их перед отправкой клиенту. Мне важно понять, что происходит, и договориться, как мы обеспечим нужный срок и качество дальше».
Что HR не стоит делать
Рабочий лист: 7 вопросов перед сложным разговором
Две страницы: вопросы, поля для фиксации и итоговая формула разговора.
Быстрая проверка перед встречей
- Что конкретно произошло?
- Какой результат ожидался?
- В чём разрыв между ожиданием и фактом?
- Как это повлияло на работу?
- Что уже обсуждалось с сотрудником?
- Что нужно выяснить на встрече?
- О чём стороны должны договориться?
Если на первые пять вопросов нет ясного ответа, к разговору, скорее всего, ещё рано.
Переведите оценку в рабочую формулировку
Фактически произошло ________.
Это повлияло на ________.
Ранее мы обсуждали ________.
На встрече важно выяснить ________.
По итогам нужно договориться о ________.
Границы применения
Материал относится к разговорам о рабочем результате, сроках, качестве и выполнении договорённостей. Он не заменяет специальные процедуры при увольнении, дисциплинарном нарушении, жалобах на дискриминацию или домогательства, расследованиях, угрозах безопасности и юридически значимых решениях.
В таких случаях требуется участие HR и соблюдение внутренних процедур компании.